Svenska English

Registerbeskrivning

Registerbeskrivning
Nordisk kulturkontakt
EU:s dataskyddsförordning, 2016/679

22.5.2018

Registerförare

Nordisk kulturkontakt
1095646-0
Kajsaniemigatan 9
00100 Helsingfors
program@nordiskkulturkontakt.org
www.nordiskkulturkontakt.org

Registrets namn
Rimbert

Person som svarar för registret

Nordisk kulturkontakt
1095646-0
Kajsaniemigatan 9

PB 231

00171 Helsingfors
program@nordiskkulturkontakt.org


Kontaktperson för frågor gällande registret
Johan Theman
Administrationschef
johan.theman@nordiskkulturkontakt.org
+358 10 583 1002


Teknisk leverantör

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland 

2379356-8 

Simonsgatan 8 A 

00100 Helsingfors

rimbert@kulturfonden.fi


Syfte med registret (berättigat intresse)
Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genom att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att där i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter

Register över bidrags- och stipendieansökande: 

- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Nordisk kulturkontakt


Register över bidragsmottagare samt stipendiater: 

- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter. 


Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:

- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter

- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar


Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/FO-nummer)

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:
- meritförteckning
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan
- övriga uppgifter som behövs för ansökan

Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Personer under 15 år
Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Nordisk kulturkontakt innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna

Vi sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Nordisk kulturkontakts stödverksamhet och det ger oss också en möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår bidragsverksamhet. 

Det elektroniska materialet överförs till passiv förvaring efter 20 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal personer i personalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Nordisk kulturkontakt utvärderar och justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet.



Regelmässigt utlämnande av uppgifter

- Ansökningarna behandlas av Nordisk kulturkontakts rådgivare, direktör och externa sakkunniga  

- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt

- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat. 

- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.

- Uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt främst: 

    o Lantbruksföretagarnas pensionsförbund 

    o Skatteförvaltningen 

- Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): 

    o Publikationer 

    o Webbsida (www.nordiskkulturkontakt.org)

    o Sociala medier

- Uppgifter kan vid behov utlämnas till institutionens ägare dvs. Nordiska Ministerrådet, eller andra fonder och stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta.


Personuppgiftsbiträden
Vi använder oss av följande personuppgiftsbiträden:

• Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland, teknisk leverantör och stöd för systemet och registret

Personuppgiftsbiträdet använder sig vidare av följande underleverantörer:
• Amazon Web Services, e-post skickas via denna tjänst till registrerade användare
• Nebula Oy, all information sparas på servrar som tillhandahålls av dem


Flyttning av data till länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.


Principerna för offentliggörandet av beslut och av personuppgifter
Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet som angetts i ansökan
- land
- storleken på bidraget

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.


Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.
- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående.
- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSLkryptering.
- Nebula Oy svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt namngivna personer.


Automatisk bearbetning
- Nordisk kulturkontakt utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid en eller flera personer som gör det slutgiltiga beslutet.


Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Nordisk kulturkontakts register
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter 
- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet
- Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits
- Begäran ska adresseras till:

Nordisk kulturkontakt

Kajsaniemigatan 9

PB 231 

00171 Helsingfors 

program@nordiskkulturkontakt.org


Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad
- specificerad begäran ska adresseras till: program@nordiskkulturkontakt.org 


Rätt att begära radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:
- Du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Nordisk kulturkontakt i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.


Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.